7 TÉCNICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA CARGA DE TRABAJO
Encontrar un buen equilibrio en las listas de tareas del equipo y garantizar que la carga de trabajo está repartida de forma igualitaria para todos los integrantes del equipo, es algo a lo que se deben enfrentar diariamente los perfiles directivos y managers de equipo. Además de buscar un reparto equitativo, también se pretende que los miembros del equipo aprendan a trabajar más inteligentemente, optimizando al máximo los procesos y administrando la carga de trabajo de la forma más efectiva para el negocio.
Encontrarse en situaciones de desbordamiento de trabajo, de forma continuada, puede dar lugar al temido síndrome laboral conocido como burnout o de agotamiento físico. Para dar solución a esta situación, a la que se pueden ver sometidos tanto emprendedores, como directivos o empleados, existen 7 técnicas para administrar la carga de trabajo de forma más efectiva. Aplicarlas, es sinónimo de disminución de carga laboral, reducción de tareas pendientes y ahorro de tiempo.
Cómo administrar la carga de trabajo de forma eficiente
1. Planifica la carga de trabajo
Realizar una planificación de la carga de trabajo es la mejor manera de mantener a los equipos productivos y aumentar su rendimiento. Una planificación efectiva ayudará a reducir el estrés de los integrantes del equipo, a disminuir el agotamiento y a que se produzcan menos errores.
Para administrar el trabajo de forma adecuada, primero debe establecerse una estimación de los recursos con los que se cuenta para llevar a cabo el proyecto. En esta fase inicial, es importante entender cuántas personas están disponibles y qué tiempo pueden dedicar a cada tarea.
2. Revisa la carga de trabajo periódicamente
Una vez establecida la planificación de la carga de trabajo, es importante realizar una revisión periódica de la misma, ya que puede ir variando en base a los cambios en el personal y/o las necesidades del negocio. Aunque la planificación de la carga de trabajo se haya realizado a conciencia, es esencial hacer un seguimiento como parte de la rutina laboral.
3. Identifica al personal con exceso de tareas
Para realizar una buena administración de la carga de trabajo dentro de un equipo, es fundamental detectar a aquellas personas que tienen un número de tareas excesivas. Cuando se producen retrasos en la entrega de un proyecto es importante verificar si las personas involucradas en esta área tienen un exceso de trabajo, y no pueden cumplir con parte o la totalidad de las tareas asignadas.
4. Realiza un seguimiento de tiempos
Una de las técnicas para gestionar el trabajo de forma más exitosa es realizar un control y seguimiento de tiempos. Los supervisores que asignan a sus empleados cuánto tiempo debe dedicar a una tarea son los que obtienen mejores resultados.
5. Define las prioridades diarias
Durante una jornada laboral, en la que el tiempo es limitado, las tareas se deben determinar de forma diaria. Por esto, antes de comenzar la jornada, es crucial marcar las prioridades del día, revisando la planificación preestablecida.
6. Distingue entre importantes y urgentes
Para administrar el trabajo de forma correcta, es recomendable clasificar las tareas según su importancia y urgencia. Es clave no confundir estos términos, ya que hay muchas tareas que son importantes, pero no todas ellas son urgentes. Dicho esto, las tareas urgentes son aquellas que deben completarse en primer lugar.
7. Automatiza las tareas
La última de las 7 técnicas para lograr la administración de la carga de trabajo eficiente, pero no por ello la menos importante, es la automatización de tareas. Toda aquella tarea que es susceptible de ser automatizada debe revisarse para lograr ahorrar tiempo y recursos. Para realizar este proceso, es importante contar con una herramienta de software especializado.
Las tareas de marketing y ventas, por ejemplo, pueden automatizarse de forma sencilla, especialmente cuando se envían emails de primer contacto, de seguimiento o de posventa.
Fuente: Britix24
