El hábito de la delegación efectiva

Continuamente se habla en las empresas, que hay que aportar valor añadido con el trabajo realizado, independientemente del puesto que ocupe cada uno, y que ese valor debe ser directamente proporcional a las funciones y responsabilidades asignadas. En numerosas ocasiones me encuentro que los integrantes que ocupan las posiciones de los primeros niveles ejecutivos quieren delegar para asumir mayores responsabilidades, sin embargo, cuando llega la hora de la verdad, muchas veces sucede que no se delega o si se hace, no se hace del modo adecuado, produciéndose el efecto contrario, que es seguir realizando las funciones actuales, asumir otras mayores, (más tiempo de dedicación, más auto-presión) y no permitir que el colaborador a quien se iba a delegar, asuma dicha función y evolucione profesionalmente. Otras veces cuando se delega, como no ha habido el oportuno control, no se obtienen los resultados y objetivos deseados.

Cuando se delega con eficacia, la empresa obtiene ventajas:

Aumenta la productividad y el rendimiento individual.
Hay un mayor acercamiento a los clientes, porque mejoran los servicios.
Los colaboradores están motivados para tener iniciativas, contribuyen a la continua innovación y a una mayor competitividad de la empresa.
Se produce una mayor sentido de participación y compromiso en el personal.
Hay una mayor disposición de tiempo para actividades más valiosas.

Las claves de la delegación, podría decirse que son:

Formar para poder asignar la función a realizar.
Conceder autoridad para cumplir con la función delegada
Aceptar la responsabilidad de cumplir esa función asignada de manera adecuada.
Obtener lo mejor de la persona en quien se delega
Dedicar el máximo tiempo posible a las funciones Indelegables
Comunicación y compromiso entre el emisor y el receptor
Motivación y recompensa para el receptor (y no tiene por qué ser económica)
Respuestas positivas de ambas partes
Implantar los controles adecuados.

Y como cualquier proceso con un inicio y un final, la gran clave de la delegación efectiva, no es ni el inicio ni el final, sino Cómo se realiza dicho Proceso de Delegación y lo que se aprende durante el mismo.

Conviene hacerse unas reflexiones previas al momento de la delegación de una función por parte de quién va a delegar:

¿Qué tarea o tareas debería delegar y por qué?
¿A quién escogí para delegar? Significa, pensar en “quién”, y es preguntarse, si la persona a quién voy a delegar una función, tiene el perfil, los conocimientos, competencias, cualidades y actitudes necesarias para asumirla.
¿Podrá el colaborador hacer la función que delego sin descuidar otras funciones?
¿Qué necesidades tendrá la persona a quién voy a delegar (formación, información, etc)?
¿Qué criterios de control tendré?
¿Preveo alguna dificultad?. Y si suceden, ¿tengo planes alternativas?
Realmente, ¿quiero delegar? o ¿tengo miedo a perder el control?
¿Hasta qué punto seré flexible y tolerante?

Durante la reunión en que se lleva a cabo la delegación:

¿Informas al receptor con claridad de cuál es la finalidad?
¿Expones tus expectativas consensuando con el receptor?
¿Explicas por qué has pensado en ese receptor determinado, diciendo los rasgos más positivos que han determinado la decisión que has tomado?
¿Dedicas bastante tiempo a conocer y escuchar verdaderamente la opinión del receptor, viendo todas las posibilidades, limitaciones y sus expectativas? (esto es clave)
¿Cuáles serán los criterios de medición y tiempos finales?
¿Cuál será el objetivo final a conseguir?
Cuando se transmite un mensaje hay que decirlo tres veces: decir lo que vas a decir, decirlo y decir lo que has dicho (conclusiones y compromiso mutuo de ambas partes)
¿Quedan definidos los límites de autoridad?
¿Y el apoyo que recibirá el receptor de tu parte?
Nunca se debe olvidar que el objetivo final de la delegación es, además de que ambas partes realicen funciones que aporten valor para la empresa, que el receptor aumente su motivación. Si no hay motivación, no hay compromiso, si no hay compromiso, no hay acción, si no hay acción, no hay resultado.

Como todo proceso, es conveniente que el emisor, realice una autoevaluación post-proceso de la delegación, preguntándose:

¿El lenguaje utilizado ha sido positivo?
¿Se cumplieron los dos objetivos de la delegación: Aportar valor y Motivación? Si alguno de los dos no se cumple, creeremos que habremos delegado, pero la realidad, es que lo único que habremos hecho es “quitarnos el marrón y el problema de encima”, pero no se promoverá la motivación y por consiguiente, no habrá iniciativas, y si no hay iniciativas, no habrá creatividad y si no hay creatividad, no habrá productividad y competitividad, y por consiguiente, tendremos personal en las empresas que solo hacen lo que se les dice.
¿Realizo controles continuos y presto mi apoyo?

Galileo Galilei dijo:

“Todas las verdades son fáciles de entender…, una vez descubiertas. El caso es descubrirlas.”

Nunca olvidemos en el proceso de delegación que: